Dokumentation war schon immer ein grundlegender Teil der Produktentwicklung. In der heutigen schnelllebigen globalen Wirtschaft hat sich allerdings die Menge dieser um ein Vielfaches erhöht. Das Spektrum an Dokumenten ist nahezu endlos. Beispiele sind CAD-Zeichnungen, Anlagenlayouts, Handbücher, Zertifikate, Marketingmaterialien, etc. Diese können sowohl von ausgebildeten Ingenieuren als auch von Fachleuten ohne technischen Hintergrund erstellt werden. Um diese Masse an Dokumenten noch kontrollieren zu können, bedarf es heutzutage oft eines guten Dokumentenmanagement Systems.
Die Herausforderung des Dokumentenmanagements besteht darin, diese digitalen Informationsberge zu bewältigen. Hierfür muss ein solches dazu in der Lage sein, Informationen zu verwalten und zu extrahieren (dies kann über Attributmapping oder weiterführende Mechanismen geschehen). So ist es auch möglich für Anwender aus diesen Informationen Wissen zu generieren. Dokumentenmanagement-Funktionen stellen somit die Werkzeuge innerhalb der PDM-Umgebung (Product Document Management dar.
Da es sich bei Dokumenten um Geschäftsobjekte handelt, müssen sie sich als solche konsistent und kontrolliert verhalten. Dies ist abhängig von der Klassifikation der Dokumente (Dokumentenart und weitere Attribute) sowie von Funktionen zur Geschäftsprozesssteuerung- und –unterstützung. Darüber hinaus ist die saubere und rückverfolgbare Änderung von Dokumenten entscheidend. Jede Modifikation an Dokumenten muss protokolliert werden und Niederschlag im Lebenszyklus (Revisionierung, Statusmanagement) finden. Es ist immens wichtig hier auch den Kontext der Dokumente und deren Bezug zu weiteren Objekten (z.B. Artikelstämme) im Blick zu behalten.
Um Zeit- und Qualitätspläne einhalten zu können, müssen Dokumente sowie Produkte mit technischen Änderungen und Prozessen synchronisiert werden. Mit einem Dokumentenmanagementsystem werden hierbei unnötige Anstrengungen, Kosten und Redundanzen ausgeschlossen.
Gutes Dokumentenmanagement ist entscheidend für ein erfolgreiches Produktdatenmanagement und den daraus entstehenden Erfolg eines Unternehmens.